Partial Shipment Là Gì Trong Hoạt Động Xuất Nhập Khẩu?

Partial shipment là thuật ngữ chuyên ngành trong lĩnh vực Logistics và  xuất nhập khẩu. Tuy nhiên không có nhiều người tìm hiểu về vai trò của partial shipment cũng như những thủ tục có liên quan. Vậy partial shipment là gì trong hoạt động xuất nhập khẩu? Khi nào thì sử dụng partial shipment?  Giao hàng từng phần có gì khác so với loại hình còn lại?,…Hãy cùng VIETLOG khám phá ngay những bí mật này nha!

I. Partial Shipment Là Gì Trong Hoạt Động Xuất Nhập Khẩu?

Thuật ngữ Partial Shipment có nghĩa là “Giao hàng từng phần” (viết tắt là “PS“) là một thuật ngữ trong lĩnh vực Logistics, áp dụng việc chia nhỏ một lô hàng hoặc đơn hàng lớn thành các phần nhỏ hơn để vận chuyển và giao nhận một phần của lô hàng trước, thay vì phải đợi đến khi toàn bộ lô hàng hoàn thành.

Thường thì, phương thức này đi kèm với các hình thức thanh toán LC (Letter of Credit). LC là cam kết của ngân hàng để thanh toán tiền cho người xuất khẩu. Đây là một phương thức thanh toán phổ biến trong thương mại quốc tế, đảm bảo sự công bằng giữa bên bán và bên mua.

Partial shipment có thể áp dụng khi hàng hóa được giao trên nhiều phương tiện vận chuyển khác nhau, dù cùng đi đến hoặc rời khỏi cùng một cảng.

II. Khi nào thì dùng Partial shipment?

• Giao hàng theo yêu cầu của khách hàng:  Sau khi ký hợp đồng, nếu khách hàng yêu cầu giao trước một phần của đơn đặt hàng thì các sản phẩm sẽ được vận chuyển nhiều lần đến khi hoàn thành theo số lượng ký kết trên hợp đồng.
• Sản phẩm không đủ để hoàn thành lô hàng: Nếu một số sản phẩm trong lô hàng cần thời gian hoặc nguyên liệu để sản xuất thêm thì phần hiện có của lô hàng có thể  giao đi trước.
• Điều kiện thời tiết hoặc phương thức vận chuyển: Trong trường hợp vận chuyển quốc tế hoặc trong điều kiện thời tiết không ổn định, việc chia lô hàng để tiến hành giao từng phần nhằm đảm bảo chất lượng.

•  Trong quá trình đóng hàng vì một lý do nào đó không thể đóng hết vào 1 container, 1 lần giao hàng do vượt quá trọng tải, kích thước. Số lượng kiện hàng bị rớt lại có thể đi cùng lô sau hoặc gửi bằng đường hàng không…

 

Ví dụ:

Bên A đặt bên B khoảng 2000 tấn hàng thành phẩm gồm 3 loại hàng khác nhau là  1,2, 3. Đơn hàng này của bên A yêu cầu bên B cần đáp ứng trong vòng 3 tháng. Tuy nhiên khi sản xuất mặt hàng 3,  do giới hạn về năng suất, nguồn nguyên liệu,…nên bên B chỉ có thể hoàn thành số lượng mặt hàng 1,2. Còn mặt hàng 3 phải kéo dài thời gian mới có thể hoàn thành.

Do đó, bên B đã thuyết phúc bên A cho phép giao hàng từng phần và gia hạn thêm thời gian giao hàng. Cụ thể, hai bên đã thống nhất, bên B sẽ giao cho bên A mặt hàng loại 1,2 trước sau đó một tháng sau sẽ chuyển mặt hàng 3 sang theo đúng yêu cầu. Đây là ví dụ tiêu biểu nhất về hình thức giao hàng từng phần Partial Shipment trong các hợp đồng kinh tế.

>>>Xem thêm: Hiểu Ngay Về Phương Thức Thanh Toán L/C Nhanh Chóng

III. Vai trò của Partial shipment?

1. Tiết kiệm tối ưu thời gian: Với giao hàng từng phần, hàng hóa sẽ được vận chuyển nhanh chóng thay vì phải chờ đợi lô hàng hoàn thành. Việc này sẽ giúp giảm thiểu thời gian chờ đợi, tiết kiệm chi phí cũng như linh động hơn trong công việc.
2.  Tăng tính linh hoạt: Giao hàng từng phần cho phép người mua và người bán linh hoạt hơn trong vận chuyển hàng hóa. Thay vì phải chờ đợi toàn bộ lô hàng thì hình thức giao hàng này cho phép gửi hàng theo từng lô nhỏ, giúp đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của người mua.
3. Giảm thiểu rủi ro và chi phí: Giao hàng từng phần có thể giảm rủi ro, chi phí trong quá trình vận chuyển.Người nhập hàng có thể tiếp nhận và sử dụng hàng hóa theo từng đợt, hạn chế xảy ra tình trạng tồn kho và các vấn đề liên quan khác.
4. Quản lý hàng hóa dễ dàng: Giao hàng từng phần sẽ giúp người bán dễ dàng kiểm soát và quản lý hàng hóa

IV. Các thủ tục để thực hiện Partial shipment?

Dưới đây là một số thủ tục của Partial shipment được thực hiện theo quy định:

• Người trực tiếp thực hiện khai hải quan phải nộp đầy đủ các giấy tờ thuộc hồ sơ hải quan theo quy định cho từng loại hình xuất nhập khẩu (trừ một số giấy tờ được giao nộp lại khi đăng ký tờ khai). Đồng thời  cũng phải xuất trình các tờ khai hải quan đã được đăng ký.
• Các quyết định về hình thức và mức độ kiểm tra hải quan được các lãnh đạo của cục hải quan căn cứ vào mức độ kiểm tra hệ thống quản lý báo rủi ro trong quá trình đăng ký giấy tờ hải quan, hình thức, mức độ kiểm tra đối với từng lần sản xuất sao cho phù hợp.

V. Những lưu ý khi giao hàng từng phần

Đối với hình thức giao hàng từng phần, hai bên tham gia hợp đồng cần làm rõ:

• Thời gian chi tiết giao hàng: tần suất, số lần, số lượng giao mỗi lần, chất lượng sản phẩm,…
• Hình thức thanh toán, chế tài phạt khi vi phạm các thỏa thuận về thời gian giao hàng, chất lượng hàng, thanh toán như đã thỏa thuận
• Thông thường người bán sẽ giao hàng vào ngày ETD để tránh một số tác động khách quan bên ngoài giúp giao dịch không gặp trở ngại. Người mua cũng cần báo cho người bán về lịch trình để hai bên điều chỉnh lịch giao cho phù hợp.
• Việc hàng hóa được giao từ cảng đi đến cảng đến cũng cần ghi lại và xác nhận tại hai mục POL và POD. Tuy nhiên, nếu giao tại sân bay thì hai mục đó sẽ là Loading Airport và Discharging Airport.

VI. Những điều khoản giao hàng trong Partial Shipment

Đối với hai bên khi tham gia vào các hoạt động giao hàng thì nên thực hiện thỏa thuận các nội dung dưới đây:

 Những điều khoản liên quan đến giao hàng

• Thời gian giao hàng: Thỏa thuận về thời gian giao hàng phải phối hợp với các ràng buộc thanh toán.
• Địa điểm giao hàng: Xác định nơi giao hàng diễn ra.
• Phương thức giao hàng: Quyết định liệu giao hàng sẽ được thực hiện một phần hay nhiều lần, thông qua chuyển giao hoặc trực tiếp.
• Thông báo trong quá trình giao hàng: Cần thỏa thuận về việc thông báo giữa hai bên trong quá trình giao hàng.

1. Thời gian giao hàng

Thỏa thuận về thời gian giao hàng phải phối hợp với các ràng buộc thanh toán.

Thông thường người mua muốn quy định thời gian chính xác để chủ động việc nhận hàng còn người bán muốn thời gian giao được ghi theo kiểu mở, không chính xác theo ngày, mà thường là một đoạn thời gian. 

Việc quy định quá rõ một ngày cụ thể, chính xác sẽ rất rủi ro vì:

• Khả năng chuẩn bị hàng của người bán có thể không kịp ngày giao hàng đã cam kết.
• Người bán tự tin làm hàng đúng ngày giao nhưng phải phụ thuộc vào tàu và lịch tàu. Nếu tàu delay thì khả năng người bán không đáp ứng được yêu cầu ngày giao hàng rất cao

Một ví dụ khác là khi các tài liệu liên quan đến Thư Tín Dụng ( L/C) không được chuẩn bị kịp thời theo đúng quy định, điều này có thể dẫn đến việc ngân hàng tính phí không hợp lệ hoặc thậm chí từ chối thanh toán cho bạn.

Thực tế cho thấy người bán không thể biết chính xác ngày hàng tới do phụ thuộc vào tiến độ và lịch tàu, vì thế khi trao đổi về giao hàng từng phần người bán chỉ nên cung cấp thông tin về ngày tàu chạy theo lịch mà hãng cung cấp.  Đối với những tuyến đường xa, rất nhiều hãng tàu “ KHÔNG BAO GIỜ hứa hẹn ngày ETA chính xác”.

 

2. Địa điểm giao hàng

Việc hàng hóa được giao từ cảng đi đến với cảng đích thì chỉ cần ghi và xác nhận hai mục: 

• Tên cảng đi = POL = Port of loading = Port of Charging
• Tên cảng đến = POD = Port of Discharging = Port of Unloading

Tuy nhiên nếu bạn giao từ sân bay sẽ ghi hai mục khác, đó là:

• Tên sân bay đi = Loading Airport
• Tên sân bay đến = Discharging Airport

Nếu giao hàng kiểu EXW hay DDP, nên ghi cụ thể hơn:

• Nơi nhận hàng để chở = Pick-up place
• Tên cảng đi = POL = Port of loading = Port of Charging
• Tên cảng đến = POD = Port of Discharging = Port of Unloading
• Điểm đến cuối cùng = Final Destincation

3. Phương thức giao hàng

Quyết định liệu giao hàng sẽ được thực hiện một phần hay nhiều lần, thông qua chuyển giao hoặc trực tiếp.

 

Đối với hình thức giao hàng từng phần, hai bên tham gia hợp đồng cần làm rõ:

• Thời gian chi tiết giao hàng: tần suất, số lần, số lượng giao mỗi lần, chất lượng sản phẩm,…
• Hình thức thanh toán, chế tài phạt khi vi phạm các thỏa thuận về thời gian giao hàng, chất lượng hàng, thanh toán như đã thỏa thuận

4. Thông báo trong quá trình giao hàng

Cần thỏa thuận về việc thông báo giữa hai bên trong quá trình giao hàng.

• Bao giờ người bán gửi booking cho người mua/hoặc ngược lại?
• Bao giờ người mua phải gửi S/I cho người bán?
• Sau tàu chạy, người bán phải báo cho người mua biết?
• Hàng đến, người mua nhận được hàng sẽ báo cho người bán biết về tình trạng hàng?

VII. Giao hàng từng phần có khác giao hàng nhiều lần không?

 

Giao hàng nhiều lần (Shipment by Instalment) là một khái niệm khá mới mẻ đối với mọi người, khi chúng mới được ra đời bởi các đơn vị vận chuyển phát nhanh và các nhà giao nhận vận tải chuyên nghiệp.

– Trường hợp 1:

Một đơn hàng để vận chuyển từ người bán tới tay người mua sẽ phải qua nhiều đơn vị vận chuyển khác nhau (các bên trung gian vận chuyển). Đối với trường hợp này thì giao hàng nhiều lần được hiểu là giao hàng qua nhiều bên trung gian.

– Trường hợp 2:

Nếu người vận chuyển không giao hàng cho người nhận hàng, hoặc giao hàng lần đầu nếu không thành công thì hàng sẽ được chuyển vào kho và giao lại vào ngày mai. Hoặc có thể do khác hàng cung cấp thông tin sai về địa chỉ, số điện thoại,…

Do đó, giao hàng nhiều lần trong ngữ cảnh này có thể được hiểu là giao hàng nhiều lần do trước đó giao không thành công.

– Trường hợp 3: 

Giao hàng nhiều lần được xem một hình thức vô cùng hiệu quả để tạo dựng được mức độ tin cậy đối với khách hàng. Vì đôi khi khách hàng không có sự hài lòng về mẫu mã và kích thước hay chất lượng sản phẩm khiến thì lúc này việc giao lại nhiều lần giúp cho khách hàng có được trải nghiệm tốt hơn.

VIII. Kết luận

Thực tế trong rất nhiều trường hợp bắt buộc bạn phải tiến hàng giao hàng từng phần. Do đó việc hiểu rõ và  nắm vững thủ tục, quy trình, những lưu ý khi sử dụng sẽ giúp bạn hạn chế tối đa sai sót không đáng có, hạn chế rủi ro cho lô hàng của bạn. Hy vọng qua bài viết “Partial Shipment Là Gì Trong Hoạt Động Xuất Nhập Khẩu?”  VIETLOG đã có thể đem đến cho bạn những thông tin bổ ích! Nếu có bất cứ thắc mắc gì, đừng ngần ngại mà hãy cho VIETLOG biết nha!

• Vietlog- Trao kinh nghiệm, trao việc làm trong lĩnh vực XNK
• Nơi giúp hàng trăm sinh viên bước vào nghề XNK thành công
• Zalo/ phone tư vấn: 0326142207 ( Ms Xuan)
• Face: Xnk Thực Tế Vietlog