SI Là Gì Và Cách Khai Báo SI Trong Hoạt Động Xuất Nhập Khẩu?

 

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, việc khai báo SI đóng vai trò cực kỳ quan trọng. SI không chỉ là cầu nối giữa nhà xuất khẩu và hãng tàu mà còn đảm bảo rằng thông tin về hàng hóa được truyền đạt chính xác, từ đó giúp tối ưu hóa quy trình vận chuyển. Hiểu rõ về quy trình này sẽ giúp các bên liên quan phối hợp hiệu quả hơn, giảm thiểu rủi ro và đảm bảo hàng hóa được giao nhận đúng yêu cầu. Vậy thì SI Là Gì Và Cách Khai Báo SI Trong Hoạt Động Xuất Nhập Khẩu?. Hôm nay hãy cùng VIETLOG khám phá ngay nhé!

I. SI là gì?

𝐒𝐇𝐈𝐏𝐏𝐈𝐍𝐆 𝐈𝐍𝐒𝐓𝐑𝐔𝐂𝐓𝐈𝐎𝐍𝐒 ( SI): Là tên viết tắt của Shipping instruction là thông tin hướng dẫn vận chuyển/giao hàng của chủ hàng đến đến đơn vị vận tải (FWD) hoặc hãng tàu. Việc gửi SI để đảm bảo hàng được chuyển theo đúng yêu cầu của chủ hàng. Và còn giúp hạn chế tối đa những sai sót thường gặp trên chứng từ.

II. Tại sao phải khai báo SI?

Về cơ bản thì SI cung cấp thông tin về việc vận chuyển hàng hóa. Do đó, các hãng vận tải có thể nắm rõ các thông tin liên quan đến hàng hóa, tránh những sai sót có thể xảy ra trong quá trình vận chuyển. Đặc biệt là các thông tin liên quan đến hàng hóa để khi phát sinh vấn đề sẽ tìm được nguyên nhân và căn cứ trách nhiệm cho từng tổ chức/cá nhân. 

Thông tin trong SI rất quan trọng vì nó đảm bảo rằng người giao nhận sẽ vận chuyển hàng hóa đúng theo yêu cầu của người gửi. SI giúp thống nhất thông tin về các chứng từ và thủ tục liên quan.

Thông thường, SI sẽ được nhà xuất khẩu gửi đến các đại lý giao nhận (FWD) hoặc hãng tàu để họ tạo bản nháp chứng từ. Sau đó, bản nháp BL (Bill of Lading) sẽ được gửi đến khách hàng để kiểm tra và xác nhận lại thông tin.

Dù hàng hóa là container hay hàng lẻ, việc gửi SI là điều cần thiết cho tất cả các lô hàng xuất khẩu.

III. Shipping Instruction do ai khai báo?

Các bên liên quan bao gồm doanh nghiệp giao nhận, công ty vận tải và nhà xuất khẩu. Doanh nghiệp vận tải, khi được thuê, có trách nhiệm thực hiện các thủ tục vận đơn và cũng là đơn vị yêu cầu nhà xuất khẩu khai báo SI.

Quy trình cụ thể diễn ra như sau:

• Nếu nhà xuất khẩu (Seller) làm việc trực tiếp với hãng tàu, thì chính họ sẽ là người khai báo SI.
• Ngược lại, nếu nhà xuất khẩu thông qua đại lý hoặc công ty dịch vụ logistics, SI sẽ được gửi từ nhà xuất khẩu đến đại lý. Đại lý sẽ dựa vào thông tin trong SI của nhà xuất khẩu để thực hiện việc khai báo SI với hãng tàu.

Nếu bạn là Forwarder thì nên yêu cầu Khách hàng của mình, gửi SI cho bạn. Mục đích là để có được bản bill of lading sớm, thêm vào đó khách hàng có thể có thời gian kiểm tra và chỉnh sửa bill kịp thời để tránh phát sinh chi phí.

Lưu ý rằng nếu thông tin vận chuyển (SI) từ bên chủ hàng được gửi chậm, muộn hoặc quá thời gian quy định (Closing Time), các doanh nghiệp vận chuyển có thể bị xử phạt hành chính. Trong trường hợp nghiêm trọng hơn, hàng hóa có thể bị giữ lại, dẫn đến việc không thể vận chuyển. Do đó, để tránh tình trạng này, cả chủ hàng và đơn vị vận chuyển đều cần phải có trách nhiệm trong việc xác minh và đảm bảo rằng SI được gửi kịp thời và chính xác.

>>>Xem thêm: EIR Là Gì Và Cách Xin Cấp Lại EIR Như Thế Nào?

IV. Các thông tin quan trọng trên SI

• Số booking (Booking number)
• Tên nhà xuất khẩu (Shipper), Tên người nhận hàng (Consignee) và Tên của người nhận thông báo hàng đến (Notify party)
• Tên tàu và Số chuyến (Vessel & voyage)
• Nơi nhận hàng tại nước xuất khẩu (Place of receipt)
• Nơi xếp hàng lên tàu tại nước xuất khẩu (Port of loading)
• Nơi dỡ hàng tại nước nhập khẩu (Port of discharge)
• Nơi nhận hàng (Final destination)
• Số container (Container number)
• Số seal (Seal number)
• Nhãn hiệu vận chuyển (Shipping mark)
• Mô tả hàng hóa (Cargo description)
• Số lượng hàng hóa (Quantity)
• Trọng lượng và Số khối CBM (Weight and measurement)
• Loại bill sử dụng (B/L type): HBL, MBL, Sea waybill or Surrender Bill…..
• Điều khoản thanh toán cước tàu (Payment terms (prepaid or collect)
• Các hồ sơ bổ sung khác (nếu có)

V. Cách khai báo SI

Có 2 cách phổ biến để khai báo SI cho hãng tàu như sau:

 Khai báo trực tuyến trên Website của hãng tàu:

Hiện nay, việc gửi thông tin SI thường được thực hiện qua các hệ thống trực tuyến. Một số hãng tàu cho phép người dùng chỉnh sửa thông tin linh hoạt sau khi đã hoàn thành SI trên website, điều này giúp tiết kiệm thời gian so với việc gửi qua email. 

Bước 1: Chủ hàng gửi thông tin SI đến đơn vị vận chuyển đã chọn.

Bước 2: Đơn vị vận chuyển xác nhận thông tin với bạn.

Bước 3: Chủ hàng/đơn vị vận chuyển hoàn thiện thông tin trên Website của hãng tàu.

Bước 4: Kiểm tra và xác nhận thông tin SI.

 Khai báo qua email:

• Đối với shipper: sẽ gửi thông tin SI tới hãng tàu hoặc forwarder nếu sử dụng dịch vụ giao nhận vận tải.
• Đối với forwarder: sau khi nhận thông tin từ shipper thì họ sẽ gửi thông tin tới hãng tàu để làm bill (đối với hãng tàu yêu cầu submit thông tin qua email)

Bước 1: Chủ hàng gửi thông tin SI tới công ty vận chuyển/ hãng tàu.

Bước 2: Công ty vận chuyển nhận và hoàn thiện SI, sau đó gửi bản nháp cho chủ hàng.

Bước 3: Chủ hàng và công ty vận chuyển thống nhất thông tin trong SI.

Bước 4: Công ty vận chuyển gửi thông tin tới hãng tàu để tạo Bill of Lading.

Lưu ý cách khai báo khi là một Forwarder:

Trường hợp 1:  Real shipper muốn lấy MBL trực tiếp từ line=> Thì submit SI của real shipper đến carrier để phát hành MBL (Master Bill of Lading) trực tiếp luôn .

𝐓rường hợp 2: Real shipper muốn lấy HBL=> Thì dựa theo SI của real shipper về thông tin hàng hóa, số lượng, quy cách, thay tên shipper thành tên công ty fwd, tên cnee thành tên đại lý của công ty fwd ở đầu nhập để submit SI đến cho hãng tàu. Hãng tàu sẽ dựa vào thông tin đó phát hành MBL cho fwd. FWD sẽ phát hành HBL theo thông tin SI fwd nhận được từ real shipper.

VI. Khi nào thì SI bị từ chối?

• Thông tin trong SI không đầy đủ hoặc không chính xác.
• Shipping Instruction (SI) không khớp hoặc không tuân thủ các điều khoản đã được thống nhất trong hợp đồng.
• SI chứa những yêu cầu không phù hợp với quy định của hãng tàu hoặc quốc gia nhập khẩu.
• SI không tuân theo các tiêu chuẩn quốc tế về an ninh hoặc bảo vệ môi trường.

Khi SI bị từ chối, người xuất khẩu cần chỉnh sửa ngay và re-submit SI cho hãng tàu hoặc đại lý tàu một cách nhanh chóng nhằm tránh ảnh hưởng đến lịch trình vận chuyển hàng hóa. 

VII. Kết luận

Hiểu về quy trình khai báo SI trong hoạt động xuất nhập khẩu sẽ giúp cho bạn tránh được một số rủi ro không mong muốn.

Hy vọng qua bài viết “SI Là Gì Và Cách Khai Báo SI Trong Hoạt Động Xuất Nhập Khẩu?”,  VIETLOG đã có thể đem đến cho bạn những thông tin hữu ích! Cảm ơn bạn đã đọc hết bài viết này! Nếu có bất cứ thắc mắc gì, đừng ngần ngại mà hãy để lại bên dưới phần bình luận cho Vietlog biết nha!!!

• Vietlog- Trao kinh nghiệm, trao việc làm trong lĩnh vực XNK
• Nơi giúp hàng trăm sinh viên bước vào nghề XNK thành công
• Zalo/ phone tư vấn: 0326142207 ( Ms Xuan)
• Face: Xnk Thực Tế Vietlog